Mentions obligatoires (documents commerciaux)

Textes applicables

Articles R.123-237 et R.123-238 du code de commerce

Liste des mentions obligatoires

Les documents commerciaux concernés par ces mentions obligatoires sont les factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires (annonces, publications diverses...) ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l'activité de la personne et signés par elle ou en son nom.
Les courriers électroniques destinés à des tiers doivent également contenir ces informations.

Attention : La liste ci-dessous n’est pas exhaustive en ce qui concerne les mentions à faire figurer sur les factures (qui doivent contenir des mentions spécifiques – cf. article 441-3 du code de commerce) ou les mentions qui sont spécifiques à certaines professions réglementées.

A noter que le défaut des mentions obligatoires devant figurer sur la facture est passible d’une amende de 75.000 euros qui peut être portée à 50% de la somme qui a été facturée ou qui aurait dû être facturée.

Mentions communes à toute personne immatriculée au RCS (y compris les succursales)

• le numéro unique d'identification délivré relatif au numéro SIREN (9 chiffres),
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée,
• le lieu de son siège social,
• le cas échéant, lorsqu'elle est en liquidation avec l'indication du nom du liquidateur.
• si elle est une société commerciale dont le siège est à l'étranger, en sus des renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège, s'il en existe un,
• le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire,
• si elle est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique : la dénomination sociale de personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification.

Sanction : amende prévue pour les contraventions de 4ème classe (montant jusqu’à 750 euros)

Mentions spécifiques à certaines structures

• pour les sociétés en nom collectif, des mots " société en nom collectif " ou des initiales " SNC »
• pour les sociétés en commandite simple, des mots " société en commandite simple " ou des initiales " SCS "
• pour les sociétés à responsabilité limitée, des mots " société à responsabilité limitée " ou des initiales " SARL " et de l'énonciation du montant du capital social
• pour les sociétés par action :

selon les cas des mots :

• " société anonyme " ou des initiales " SA ". En outre, si la société anonyme est dotée d'un directoire et d'un conseil de surveillance, la forme sociale est indiquée par les mots : " société anonyme à directoire et conseil de surveillance "
• " société par actions simplifiées " ou des initiales " SAS "
• " société en commandite par action " ou des initiales " SCA "
• " société européenne " ou des initiales " SE "

o   de l’énonciation du capital social qui peut être arrondi à la valeur entière inférieure

Remarques :

• pour les sociétés par actions, dans le cas d'une augmentation de capital résultant de l'exercice des droits attachés à des valeurs mobilières donnant accès au capital, de levées d'option de souscription d'actions possibles à tout moment ou du paiement de dividendes en actions, et sauf si l'augmentation de capital dépasse 10 % de son montant antérieur, la société n'est tenue de mentionner le nouveau montant du capital social qu'à l'expiration d'un délai de trois ans à compter de la constatation de l'augmentation .
• pour les sociétés à capital variable, aux termes de l'article L. 231-2 du Code de commerce, l'indication de la forme de la société doit être suivie des mots " à capital variable ".

Sanction : le manquement à ce formalisme peut faire l’objet d’une injonction de faire devant le président du tribunal de commerce statuant en référé.